Emotional Event Design
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Servicebroker GmbH · Eventagentur München seit 1999
Die Messe ist Ihr Auftritt. Der Rest ist unser Job.
Für Aussteller auf den elf Münchner Leitmessen. Hotelkontingente ab 50 Gästen, Abende für 100 bis 1.000 Gäste. Tipps & Tricks für Ihren Aufenthalt.
Wer wir sind
Die Servicebroker GmbH ist eine inhaber- und familiengeführte Eventagentur in München-Haidhausen, seit 1999. Für Aussteller auf den Münchner Leitmessen — BAU, bauma, drinktec, electronica, EXPO REAL, IAA Mobility, iba, IFAT, Intersolar Europe, productronica und transport logistic — kauft Servicebroker Hotelkontingente ab 50 Gästen ein, führt das Vertragsmanagement, findet Veranstaltungsorte und organisiert messebegleitende Abendveranstaltungen für 100 bis 1.000 Gäste.
Servicebroker ist der operative Servicepartner des Messeausstellers für alles außerhalb des Messestands. Der eine Ansprechpartner für Unterkunft, Destination und Abend.
Kein Standbau — dafür gibt es Fachleute. Keine Einzelbuchungen in Hotels — die finden Sie im Internet. Der Event-Einkauf aus einer Hand.
01 · Leistungen
Sie suchen nicht viele Dienstleister, sondern Full Service aus einer Hand. Für die Hotelunterkunft und Ihren Messeabend.
Ab 50 Gästen
Bedarf, Recherche, Anfrage, Vergleich, Verhandlung, Kontingentierung und Vertragsmanagement. Mindestaufenthalt, Storno- und Zahlungskonditionen unter Kontrolle. Bei Bedarf verteilt auf mehrere Häuser. Weg von zuhause, aber gemütlich!
Ihr Ergebnis: Zimmer, die in keinem Portal stehen — und Verträge, die Ihr Risiko senken.
Hotelkontingent anfragen100 bis 1.000 Gäste
Abendveranstaltungen, Kundenveranstaltungen, Rahmenprogramme, Pre- und Post-Programme vor und nach der Messewoche. Veranstaltungsort, Catering, Technik, Programm, Regie. Auch geheime Orte, die sonst nicht buchbar sind.
Ihr Ergebnis: Ein Abend, an den sich Ihre Gäste erinnern — und kein Budget, das in Schnickschnack versickert.
Abendveranstaltung planenDestination Management
Was international Destination Management (DMC) heißt: Ortskunde, Tipps und Tricks zur Stadt, Mobilität für Gruppen. Analyse, Agenda, Planung, Sicherheit, Umsetzung, Dolmetscher, Guides, Behördliches und die Regie vor Ort.
Ihr Ergebnis: Ihre Gäste bewegen sich in München, als wären sie schon einmal hier gewesen.
München anfragenFür alle Leistungen: ein Vertrag, eine Rechnung, eine Verantwortung. Eine Baustelle statt zehn.
Kurz: Messeaussteller in München · Hotelkontingente ab 50 Gästen · Abende für 100 bis 1.000 Gäste · ein Mensch als Ansprechpartner. 24-Stunden-SOS-Telefon.
02 · Abgrenzung
Wir sagen es früh, weil es Ihnen Zeit spart.
| Ihre Aufgabe | Wer sie übernimmt |
|---|---|
| Stand, Standbau, Standpersonal | Ihr Standbauer. |
| Markeninszenierung, Kampagne, Messeauftritt als Kommunikationsidee | Unser Kooperationspartner für die große Show. Wir stellen den Kontakt her: shoota.de → |
| Digitales Mediendesign für Messestand und Bühne | Unser Joint-Venture-Partner. Wir stellen den Kontakt her: digga.live → |
| Reine Zimmerbeschaffung für Einzelreisende und Hotelgruppen unter 50 Gästen | Das Internet und die KI. Hotelportale und Firmenraten sind da günstiger. |
| Erste Orientierung zum Standort München | Das München Convention Bureau — kostenlos und neutral. |
| Kongress mit eigener Anmeldung und Referentenmanagement | Ein Kongressveranstalter. |
03 · Belege
Fünf Zahlen. Belastbar. Nachprüfbar.
64,1%
der deutschen Aussteller nennen steigende Kosten als größte Herausforderung.
AUMA-Aussteller-Ausblick 2026/2027, 400 ausstellende Unternehmen, November 2025.
Servicebroker verhandelt, bündelt Volumen, fördert Effizienz.
61,5%
61,5 gegen 62,3 Prozent. So knapp liegen Budget für Unterkunft und Standbau auseinander.
Gründe für Mehrausgaben, genannt von den 35 Prozent der Aussteller mit steigendem Budget. AUMA-Aussteller-Ausblick 2025/2026.
Ihre Standbauer sind Profis. Für Gruppenhotels und Events gibt es Servicebroker.
46%
der Aussteller nennen Besuchergewinnung als eine der größten Herausforderungen.
AUMA-Aussteller-Ausblick 2025/2026, 400 Unternehmen.
Wer Menschen an den Stand holen will, braucht einen Grund, der über den Stand hinausgeht.
5,5%
aller Erstkontakte auf einem Live-Event werden zu ernsthaften Interessenten — eine höhere Quote als bei jedem anderen Kanal.
HockeyStack, State of Event Marketing 2025. Transaktionsdaten aus 198 B2B-Unternehmen und 2,6 Millionen Abschlüssen.
Der Abend bietet intensivere Kontaktqualität.
41%
der Tagungshotels können ihren Personalbedarf nicht decken. Über alle Veranstaltungsorte hinweg sind es 34 Prozent.
Meeting- & EventBarometer 2023/24, 620 Veranstalter.
Deshalb bleiben Anfragen zur Messewoche unbeantwortet. Wir liefern Ihnen Antworten.
04 · Ihre Woche
Sechs Aufgaben, zwischen zwei Terminen zu erledigen. Wer macht’s?
Das meiste Messebudget fließt in den Standbau. Gleich dahinter: Unterkunft und Übernachtung, 61,5 Prozent. Beides genannt von den Ausstellern, die ihr Budget erhöhen — AUMA 2025/2026.
Um den Standbau kümmert sich ein Fachbetrieb. Mit den Hotelzimmern plagen Sie sich selbst herum. Zwischen zwei Terminen, in einem Markt, den Sie fünfmal im Jahr betreten und Ihr Gegenüber jeden Tag.
Servicebroker verhandelt Gruppenkontingente ab 50 Gästen und bündelt Volumen über mehrere Kunden. Vor allem aber liest Servicebroker die Verträge. Der Kostenhebel steckt selten in der Rate. Er steckt im Mindestaufenthalt, in den Stornokonditionen und in der Frage, wie groß das Kontingent überhaupt sein muss.
Sie schreiben fünfzehn Hotels an. Vier antworten. Und nennen das Vierfache der Normalrate.
Das liegt nicht an schlechten Manieren. 41 Prozent der Tagungshotels können ihren Personalbedarf nicht decken. Wer zehn Anfragen am Tag bekommt und zu wenige Leute hat, beantwortet zuerst die, die er kennt.
Servicebroker ist in diesen Hotels seit 1999. Nicht als Absender im Postfach, sondern als wiederkehrendes Volumen und als Kolleginnen und Kollegen, die man kennt. Deshalb bekommen wir Antworten. Und deshalb kommen wir an Zimmer, die in keinem Portal stehen.
Sie suchen einen Ort für 200 Gäste am Dienstagabend der Messewoche. Was gut ist, ist vergeben. Was frei ist, passt nicht zu Ihrer Marke.
Servicebroker arbeitet seit 1999 in München. Wir kennen die Orte, die in keiner Datenbank stehen: Eine ehemalige Bedürfnisanstalt — ein Klo. Eine Jugendstil-Markthalle. Das Bauhaus-Kulturzentrum. Eine Kantine im Schlachthofviertel. Ein Museums-Rooftop. Und den See mitten im Zauberwald vor den Toren der Stadt.
Nicht „wir finden schon etwas“. Sondern: Wir wissen, was passt.
Hotel, Bus, Ort, Catering, Technik, Musik, Hostessen, Dolmetscher, Fotograf, Rahmenprogramm. Jeder mit eigener Rechnung, eigenen AGB, eigenem Ansprechpartner. Und alle rufen bei Ihnen an. Monate vor der Messe, mitten in Ihrem Tagesgeschäft.
Bei uns ist es einer. Ein Vertrag, eine Rechnung, eine Verantwortung.
Wenn der Bus im Stau steht, lautet die Frage nicht mehr „wer ist zuständig“. Sie lautet nur noch „was ist die Alternative“. Die kennen wir schon, bevor Sie fragen.
Fünf bis fünfzehn Messen im Jahr, verantwortet von ein bis drei Personen — neben dem Tagesgeschäft.
Das ist keine Frage von Können. Sie sind gut in Ihrem Job. Sie haben nur keine acht Stunden für Hotelverhandlungen und keine drei Tage für Ortsbesichtigungen.
Deshalb geht die Recherche an uns, die Entscheidung liegt bei Ihnen. Sie gewinnen Zeit für Ihre wesentlichen Aufgaben, wie Strategie und Kommunikation.
Zehn Angebote. Zehn Formate. Null Vergleichbarkeit.
Der Indirect-Spend-Einkauf fragt nach dem Preisvergleich, und Sie halten Äpfel und Birnen in der Hand. Einer rechnet das Personal in die Pauschale, der nächste stellt es separat, der dritte gar nicht.
Servicebroker kalkuliert positionsscharf. Jede Position einzeln, jede Position vergleichbar. Und für Ihren Einkauf sind wir ein Vertragspartner nach deutschem Recht statt zehn Kreditoren.
05 · Termine
Und mit ihm der Vorlauf, den Sie brauchen. Je länger der Turnus, desto härter der Stau.
| Messe | Nächster Termin | Turnus | Vorlauf |
|---|---|---|---|
| electronica | 10.–13. November 2026 | alle 2 Jahre | 12–18 Monate |
| BAU | 11.–15. Januar 2027 | alle 2 Jahre | 12–18 Monate |
| transport logistic | 26.–29. April 2027 | alle 2 Jahre | 12–18 Monate |
| Intersolar Europe | 8.–10. Juni 2027 | jährlich | 9–12 Monate |
| IAA Mobility | 7.–12. September 2027 | alle 2 Jahre | 12–18 Monate |
| EXPO REAL | 4.–6. Oktober 2027 | jährlich | 9–12 Monate |
| iba | 24.–28. Oktober 2027 | alle 3 Jahre · 2027 abweichend nach 2 Jahren | 12–18 Monate |
| productronica | 16.–19. November 2027 | alle 2 Jahre | 12–18 Monate |
| bauma | 3.–9. April 2028 | alle 3 Jahre | 18–24 Monate |
| IFAT | 29. Mai–1. Juni 2028 | alle 2 Jahre | 12–18 Monate |
| drinktec | 11.–15. September 2028 | 3–4 Jahre | 18–24 Monate |
Stand: Oktober 2026. Terminstand 12.10.2026. Primär belegt beim Veranstalter: BAU, iba, IFAT, drinktec, EXPO REAL, transport logistic. Über Behörden- oder Fachquellen belegt: IAA Mobility, Intersolar Europe. Nur sekundär belegt: electronica 2026, productronica 2027, bauma 2028.
Suchen Sie einmal nach „Messeplanung“. Sie finden Standdesign, Standmiete pro Quadratmeter, technische Anmeldung, Personalplanung fürs Standteam, Transport der Exponate.
Was Sie nicht finden: wo Ihre 200 Gäste schlafen, wie Sie Ihr Publikum gewinnen und was am Dienstagabend passiert.
06 · Die elf Messen
Jede Messe hat ihre eigene Beschaffungslage. Springen Sie zu Ihrer.
10. bis 13. November 2026
Die electronica ist die Weltleitmesse der Elektronik: Bauelemente, Systeme, Anwendungen. 2024 waren es über 3.480 Aussteller und über 80.000 Fachbesucher — nach der bauma das zweitgrößte Ausstellerfeld in München.
Aus der Ausstellerzahl folgt der Engpass: Über dreitausend Unternehmen suchen dieselben Abendorte, in derselben Woche.
Servicebroker bucht für die electronica früher als für vergleichbare Messen im Frühjahr. Der Grund ist ein Wettbewerb, den viele übersehen: Im November sind die Innenstadthotels im Weihnachtsgeschäft und die Locations mit Firmenweihnachtsfeiern gefüllt. Wer im November einen Abend will, konkurriert nicht nur mit anderen Ausstellern, sondern mit dem halben Münchner Mittelstand.
11. bis 15. Januar 2027
Zur BAU kommt die gesamte Wertschöpfungskette des Bauens nach München: Hersteller von Baustoffen und Systemen, dazu Architekturbüros, Planer und Handwerk als Publikum. 2025 waren es 2.230 Aussteller aus 58 Ländern und über 180.000 Besucher.
Servicebroker plant Abendveranstaltungen zur BAU als Innenveranstaltungen und legt die Zeitfenster für An- und Abfahrt großzügiger. Der Grund ist der Januartermin. Wer im Januar 300 Gäste bewegt, plant gegen Schneefall und gegen Dunkelheit ab halb fünf. Die schönste Dachterrasse nützt bei zwei Grad niemandem. Und der Weg von der Haltestelle zur Tür sollte trocken sein.
26. bis 29. April 2027
Die transport logistic ist die weltweit größte Messe für Logistik und Supply Chain Management. 2025 waren es 2.722 Aussteller aus 73 Nationen, davon 65 Prozent aus dem Ausland, und über 77.000 Besucher aus mehr als 130 Ländern.
Servicebroker hat zur transport logistic 2025 für eine Cargo Airline 400 internationale Gäste an einen See im Wald vor der Stadt gebracht — Fine Dining, Modenschau und im strömenden Regen die Isarnixen. Zwei Drittel der Aussteller kommen hier aus dem Ausland, und ihre Gäste ebenso. Das verschiebt die Aufgabe: weniger Hotelsuche, mehr Gastgeberschaft für Menschen, die München nicht kennen.
8. bis 10. Juni 2027
Die Intersolar Europe ist die Leitmesse der Solarwirtschaft und Teil von The smarter E Europe.
Servicebroker führt für wiederkehrende Intersolar-Aussteller eine Nachbetrachtung und plant das Folgejahr darauf auf. Der jährliche Turnus ist ein Vorteil, den kaum jemand nutzt: Sie können aus dem Vorjahr lernen. Was hat funktioniert, wer ist gekommen, welcher Ort war zu klein?
Der Junitermin bringt außerdem die Option zurück, die im Winter fehlt: Abende im Freien, am Wasser, im Grünen.
7. bis 12. September 2027
Die IAA Mobility verteilt sich auf zwei Orte: die Fachmesse auf dem Messegelände in Riem und den öffentlichen Open Space in der Innenstadt. 2025 waren es knapp 750 Aussteller aus 37 Ländern und über 500.000 Besucher.
Servicebroker legt die Übernachtung zur IAA Mobility an die Achse zwischen beiden Orten und taktet die Wege auf das Programm im Open Space, nicht auf die Hallenöffnungszeiten. Viele Menschen, wenige Aussteller — weil der größere Teil des Publikums in der Stadt unterwegs ist, nicht in der Halle. Ihre Gäste bewegen sich zwischen Riem und Innenstadt, und wer nur Riem plant, verliert sie einen halben Tag im Nahverkehr.
4. bis 6. Oktober 2027
Die EXPO REAL bringt die europäische Immobilienwirtschaft zusammen: Projektentwickler, Investoren, Städte und Regionen, Berater. 2025 waren es 1.742 Aussteller und rund 42.000 Fachleute aus der Immobilienwirtschaft. Sie ist die einzige Münchner Leitmesse mit jährlichem Turnus.
Hier wird das Geschäft ausdrücklich nicht am Stand gemacht, sondern in Hospitality-Suiten, bei Abendessen und an der Bar. Der Bedarf an Räumen für vertrauliche Gespräche ist auf keiner anderen Messe so hoch.
Servicebroker verhandelt für die EXPO REAL Kontingente und Besprechungsräume grundsätzlich in einem Paket und beginnt ein Jahr vorher. Denn die EXPO REAL liegt traditionell unmittelbar nach dem Oktoberfest. 2027 endet die Wiesn am 3. Oktober, die Messe beginnt am 4. Die Münchner Hotelraten bekommen dazwischen keinen einzigen Tag Erholung. Wer hier spät anfragt, verhandelt gegen zwei Großveranstaltungen auf einmal.
24. bis 28. Oktober 2027
Die iba ist die Weltleitmesse für Bäckerei, Konditorei und Snacks. Aussteller sind Anlagenbauer, Rohstoffhersteller und Ausrüster; das Publikum kommt aus Handwerk und Industrie.
Zwei Dinge müssen Sie hier wissen. Erstens: Die iba 2025 fand in Düsseldorf statt. 2027 kehrt sie nach München zurück. Wer 2025 dort ausgestellt hat, plant 2027 gegen einen Hotelmarkt, den er nicht kennt. Und der Oktobertermin liegt in München im selben Monat wie die EXPO REAL.
Servicebroker legt Abendveranstaltungen zur iba früher und beendet sie früher als auf Industriemessen. Denn das Publikum ist überwiegend inhabergeführtes Handwerk: Betriebe, die früh aufstehen und nicht bis zwei Uhr feiern. Kulinarisch arbeiten wir hier mit Manufakturen aus der Region statt mit Großcaterern. Wer Bäckern ein Dessert serviert, sollte sagen können, von wem es kommt.
16. bis 19. November 2027
Die productronica ist die Weltleitmesse für Elektronikfertigung: Maschinen, Verfahren, Automatisierung. 2025 waren es über 1.600 Aussteller aus 52 Ländern. Sie wechselt sich mit der electronica ab.
Wer zur productronica plant, sollte wissen, was zur electronica im Jahr davor gebucht war. Servicebroker führt diese Übersicht ohnehin. Denn München hat jeden November eine große Elektronikmesse. Für die Hotels ist der Novembertermin längst eingepreist, und die guten Orte sind bei beiden Messen dieselben.
3. bis 9. April 2028
Die bauma ist die flächenmäßig größte Messe der Welt: Baumaschinen, Baustoffmaschinen, Bergbaugerät. 2025 kamen 3.601 Aussteller aus 57 Nationen und rund 600.000 Besucher aus über 200 Ländern.
Servicebroker sichert Kontingente zur bauma 18 bis 24 Monate vorher und plant die Anfahrt aus dem Umland gleich mit. Drei Jahre Nachfrage entladen sich hier in sieben Tagen — das ist die härteste Beschaffungslage im Münchner Messekalender, und bei großen bauma-Ausgaben reicht die Hotelbelegung bis Augsburg und Ingolstadt. Wer erst zwölf Monate vorher anfragt, verhandelt nicht mehr über die Rate. Er nimmt, was übrig ist.
29. Mai bis 1. Juni 2028
Die IFAT ist die weltgrößte Messe für Umwelttechnologien: Wasser, Abwasser, Abfall, Rohstoffwirtschaft. 2026 waren es rund 3.400 Aussteller aus gut 60 Ländern. Sie gehört zu den Messen mit der stärksten Wirkung auf den Münchner Hotelmarkt.
Servicebroker plant den Abend für IFAT-Aussteller bis zur Sitzordnung durch, mit Dolmetschern am Tisch statt an der Bühne. Das Besondere ist die Zusammensetzung des Publikums: Neben der Industrie reisen kommunale Vertreter und offizielle Delegationen aus aller Welt an — oft in Gruppen, oft mit Dolmetschbedarf, oft mit protokollarischen Erwartungen. Wer hier nur Zimmer bucht, hat die halbe Aufgabe erledigt.
11. bis 15. September 2028
Die drinktec versammelt die Getränke- und Liquid-Food-Industrie: Brauereien, Abfüller, Anlagenbauer, Zulieferer. 2025 waren es 1.117 Aussteller aus 68 Ländern. Wenige Aussteller, viele Nationen.
Der Veranstalter hat den Turnus verkürzt: Nach 2025 folgt die nächste Ausgabe schon 2028, also nach drei statt nach vier Jahren. Für Sie heißt das, dass der Vorlauf ein Jahr früher beginnt als gewohnt.
Servicebroker plant zur drinktec die Getränkedramaturgie zuerst und das Menü danach. Diese Messe stellt eine Anforderung, die keine andere stellt: Ihre Gäste sind Getränkeprofis, ein beliebiges Catering fällt sofort auf. Also arbeiten wir mit Brauereien und Winzern, die erklären können, was im Glas ist. Vor Publikum, das den Unterschied schmeckt.
Ihre Messe fehlt? Rufen Sie trotzdem an.
Wir arbeiten deutschlandweit, und die elf sind unser Schwerpunkt, nicht unsere Grenze.
07 · Anfragen
So klingen die Anfragen, die uns erreichen.
250 Gäste zur bauma — Hotelkontingent, Mobilität aus dem Umland, Abendveranstaltung.
Internationale Gäste zur IFAT — Kontingent, Abholung am Flughafen, Dolmetscher am Abend, Sitzordnung beim Essen.
Kundenveranstaltung zur EXPO REAL — Kontingent, Besprechungsräume, Dinner in vertraulichem Rahmen.
150 Kunden zur electronica — Hotelkontingent und ein Abend-Event, das niemand kalt lässt.
400 internationale Gäste zur transport logistic — Hotel, Mobilität, Abendveranstaltung mit eigener Dramaturgie.
08 · Showcase
| Messe | transport logistic 2025, Messe München |
|---|---|
| Auftraggeber | international tätige Cargo Airline |
| Gäste | 400, international |
| Leistungen | Ortsuche, Exklusivbuchung, Catering, Technik, Programm, Regie, Mobilität |
| Besonderheit | Regen — und ein Auftritt, der nicht im Ablaufplan stand |
Ein Zauberwald vor den Toren Münchens. Darin ein See.
Zur Weltleitmesse transport logistic 2025 inszenierte Servicebroker ein messebegleitendes Dinner an einem geheimen Ort. Auftraggeber: eine international tätige Cargo Airline. 400 internationale Gäste. Fine Dining, Musik, Tanz und eine Modenschau mit der Frage: Wie könnte unsere Brand-Fashion in Zukunft aussehen?
Dann kam der Regen. Und mit ihm die Isarnixen — Münchens legendäre Synchronschwimmerinnen — die aus dem See auftauchten und ihre Kür schwammen.
Niemand hatte damit gerechnet. Niemand hat es vergessen.
Standards sind der Baldrian des Eventmanagements. Haben Sie Mut zu innovativen Events, die Geschichten erzählen. Events, die Herzen erobern.
Dominik Markoč, Geschäftsführer, Servicebroker GmbH
10 · Beschaffung
Die Showcases oben zeigen den Abend. Dieser zeigt, was davor passiert ist.
| Messe | IFAT 2024, Messe München |
|---|---|
| Bedarf | 130 Zimmer, 12. bis 17. Mai 2024 — Anreise zur Vornacht |
| Nächte | 5 |
| Vorlauf | 16 Monate Marktrecherche und Benchmark |
| Geprüft | rund 40 Hotels, drei bis vier Sterne |
| Marktpreis | 370 bis 450 Euro zur Messewoche |
| Verhandelt | 340 Euro pro Nacht im Einzelzimmer mit Frühstück |
Das gebuchte Hotel war zum Zeitpunkt der Buchung eine Baustelle. Eröffnung geplant für Januar 2024, vier Monate vor der Messe. Ein Hotel in diesem Zustand hat keine Bewertungen, keine Selbstbucher und kein Preisgedächtnis für Messewochen. Und es braucht Referenzgruppen dringender als einen guten Preis.
Der Haken ist offensichtlich: Eröffnungstermine verschieben sich. Deshalb stand die Ausstiegsklausel vor dem Preis. Verhandelt wurde ein Rücktritt bis sechs Monate vor der geplanten Eröffnung, für den Fall, dass nicht fertig wird, was fertig werden sollte. Der Kunde hat dieses Risiko mitgetragen und dafür zugestimmt, im schlechtesten Fall in ein Ausweich-Hotel zu rund 430 Euro zu gehen.
Das Hotel wurde fertig. Gegenüber dem Benchmark von rund 410 Euro lag der verhandelte Preis 70 Euro darunter. Bei 130 Zimmern und fünf Nächten ein Unterschied von 45.500 Euro.
45.500 Euro
Noch interessanter: Vier Wochen vor der Messe kostete dasselbe Zimmer im selben Hotel über 500 Euro. Auch der schlechteste Fall, 430 Euro im Ausweich-Hotel, wäre günstiger gewesen als der Markt am Ende. Die Entscheidung war in beiden Verläufen richtig.
Das ist keine große Einkaufskunst. Es ist Abwägen und Einschätzen aus Erfahrung, dazu eine behutsame Risikoanalyse gemeinsam mit dem Kunden. Das kostet Zeit und Mühe. Es lohnt sich nahezu immer.
Zahlen und Konditionen aus diesem Projekt. Kein Versprechen für andere Projekte: Jede Messewoche und jedes Hotel verhandeln sich anders.
11 · Haltung
Mehr als zehn Jahre im operativen Messeumfeld der Messe München: Servicebroker hat in dieser Zeit die Hauptpressekonferenzen von Leitmessen wie BAU, drinktec und opti organisiert, die BAU-Informationsgespräche durchgeführt und VIP-Delegationen zur bauma betreut, als offizieller Servicepartner der Messe München.
90 Prozent unserer Kunden sind Stammkunden und halten uns über zehn Jahre die Treue. Einige Kunden betreuen wir seit über 20 Jahren. Das geht nur, wenn man sich häutet. Jeder Auftrag zeigt etwas, das wir so noch nicht gesehen haben. Nur so entstehen wertvolle Erinnerungen. Also analysieren wir Bedarf und Bedürfnisse jedes Mal neu, fördern Ideen, die noch niemand ausprobiert hat, und laufen Trends nicht hinterher — wir stoßen sie lieber selbst an.
Dahinter steht ein Profi-Netzwerk, das seit 1999 gewachsen ist: Orte, Hotels, Küchen, Technik, Menschen. Sein eigentlicher Wert liegt in der Mischung: Experten auf Senior-Level, die alles schon einmal gesehen haben, und junge Akteure aus Kultur- und Kreativwirtschaft, die es anders machen wollen. Aus dieser Reibung entstehen Events, an die sich Gäste noch Jahre später erinnern.
Als Gestalter von Emotional Event Design gehören wir zu den Weisen — fühlen uns aber noch ziemlich frisch.
Dominik Markoč, Geschäftsführer, Servicebroker GmbH
12 · Budget
Das schreibt fast niemand in unserer Branche auf eine Website. Wir tun es, weil Sie ein Budget brauchen, bevor Sie anfragen.
| Anlass | Beispielgröße | ab | Enthalten |
|---|---|---|---|
| Mitarbeiter-Abendessen im Restaurant, nicht exklusiv | 60 | ca. 90 € | drei Gänge, einfache Getränkepauschale |
| Mitarbeiter- oder Partner-Abendessen, räumlich getrennte Exklusivmiete | 100 | ca. 150–400 € | Ort, Catering, Getränke |
| Mitarbeiter-Event, Veranstaltungsort exklusiv | 200 | ca. 350–700 € | Ort, Catering, Getränke |
| Kunden- oder Partner-Event mit Öffentlichkeitswirkung, Ort exklusiv | 400 | ca. 500–1.500 € | Ort, Catering, Getränke |
Die Spanne hängt am Anlass, nicht an der Gästezahl. Je nach Umfang kommen Technik, Programm, Mobilität und Übernachtung hinzu. Was in Ihrem Fall gilt, rechnen wir vorher positionsscharf vor.
13 · Analyse
Er steckt in drei Stellschrauben, über die kaum jemand spricht.
Der Mindestaufenthalt
Zur Messewoche verlangen Hotels regelmäßig eine Mindestzahl von Nächten, meist vom Vortag bis zum letzten Messetag. Daran lässt sich wenig verhandeln. Das ist Marktlage, kein Verhandlungsergebnis. Der Hebel liegt woanders: im klugen Verteilen von Volumen über mehrere Kunden und im schlichten Auffinden der Hotels, die keine Mindestübernachtung verlangen. Man muss nur wissen, welche das sind.
Die Stornokonditionen
Hier liegt das Geld. Zu Messen verlangen Hotels immer häufiger 15 bis 20 Prozent Stornierungskosten bereits mit der Vertragsunterschrift. 50 Prozent sind oft schon zwölf Monate vor Anreise fällig. Rechnen Sie mit: 100 Zimmer, fünf Nächte, 480 Euro die Nacht, also 240.000 Euro Auftragswert. 15 bis 20 Prozent bei Unterschrift sind 36.000 bis 48.000 Euro, gebunden, bevor ein einziger Gast zugesagt hat. Ein Jahr vor Anreise sind es 120.000 Euro. Hier gibt es Spielraum, und hier verhandeln wir: mit Verhandlungsgeschick, mit Treue, mit Volumen und mit dem klugen Einsatz von Zusatzumsatz. Eine für Ihre Gruppe reservierte Hotelbar bringt dem Hotel Umsatz, den es sonst nicht hätte. Das ist Verhandlungsmasse.
Das kontrollierte Unterbuchen
Die größte Einsparung entsteht dadurch, das Kontingent bewusst kleiner anzusetzen, als die Gästezahl vermuten lässt — weil man mit hoher Wahrscheinlichkeit weiß, dass ein Rest auch kurzfristig noch zu bekommen ist. Das steht in keinem Handbuch. Das ist Marktgefühl, und es beruht darauf, den Münchner Hotelmarkt jede Messewoche neu zu beobachten. Der Haken: Wer sich verschätzt, hat zu wenig Zimmer. Deshalb tun wir es nur dort, wo wir den Markt wirklich kennen.
Servicebroker verhandelt diese drei Stellschrauben, bevor über die Rate gesprochen wird.
Die zweite Kostenfrage ist die nach dem Zimmer.
Methodik. Erhebung Servicebroker, August 2026. Verglichen wurden die Zimmerraten von 60 Münchner Business-Hotels der Drei- und Vier-Sterne-Kategorie, jeweils bei einem Anfragevolumen von 50 Zimmern. Betrachtet wurden die Messewochen der jeweils letzten Ausgabe von BAU, bauma, transport logistic und IFAT — verglichen mit Off-Messe-Zeiträumen, also Wochen ohne Großveranstaltung in der Stadt. Alle Raten brutto inklusive Steuern.
Erhoben über alle Kanäle, die uns zur Verfügung stehen: Online-Portale für Einzelbuchungen, große Event-Einkaufsportale, Suchmaschinen, unsere eigene über Jahre gewachsene Datenbank, eigene KI-Suchsysteme — und ganz oldschool und sehr effektiv: Telefonate.
Diese Zahl finden Sie in keiner Studie. Wir erheben sie selbst, weil wir sie für unsere Verhandlungen brauchen. Der Preisaufschlag hängt am Kalender, nicht am Verhandlungsgeschick. Wer geschickt verhandeln will, muss wissen, was verhandelbar ist — und das sind eher die Konditionen als der Preis.
Ergebnis: Zur Messewoche kostet dasselbe Zimmer das Drei- bis Vierfache. Wir versprechen keinen Bestpreis. Wir versprechen, dass wir früh anfangen, das Volumen bündeln und die Klauseln kennen.
Drei Verfahren, die dahinterstehen. Alle drei mit dem Haken, der dazugehört.
Hotels, die noch nicht geöffnet haben
Als Branchenprofis erfahren wir früh von Hotelneueröffnungen. Ein Hotel, das gerade aufmacht, hat noch keine Bewertungen und wird von Selbstbuchern gemieden. Es hat kein Preisgedächtnis für Messewochen. Und es braucht Referenzgruppen dringender als einen guten Preis. Drei Gründe, warum dort Kontingente möglich sind, die es zweihundert Meter weiter nicht gibt. Der Haken: Eröffnungstermine verschieben sich. Wer so plant, plant mit Rückfallposition. Sonst ist es kein Vorteil, sondern ein Risiko auf Ihre Kosten.
Die Lage, nicht der Preis
Das Messegelände in Riem hängt seit 1998 an der U-Bahnlinie U2, Haltestellen Messestadt West und Messestadt Ost. Ein Hotel an dieser Linie heißt: Ihre Gäste kommen und gehen selbständig. Kein Bus, keine Wartezeit. Und der eigentliche Gewinn ist nicht die eingesparte Buspauschale — es ist, dass der Abend nicht endet, weil der Bus fährt. Wer schon einmal um 22:40 Uhr zweihundert Gäste aus einem Gespräch gerissen hat, plant beim nächsten Mal anders. Der Haken: Zur IAA Mobility reicht die U2 nicht, weil der Open Space in der Innenstadt liegt. Dort zählt die Achse zwischen beiden Orten.
Orte, die noch keine sind
Wir kennen Orte, die noch nicht wissen, dass sie Veranstaltungsorte sind. Nicht jeder gute Ort steht in einer Datenbank. Manche muss man finden, fragen, überzeugen und technisch erst ausstatten. Der Haken: Das kostet Vorlauf.
Zwölf Monate vorher ist es eine Idee. Drei Monate vorher ist es ein Risiko.
14 · Rückfragen
Sie investieren sechsstellig. Sie stehen fünf Tage. Die Gespräche dauern drei Minuten, zwischen Flyer und Badge-Scan. Beziehungen entstehen dort nicht. Sie entstehen abends, wenn niemand mehr verkauft. 86,8 Prozent der Aussteller nennen die Pflege bestehender Kundenbeziehungen als Messeziel (AUMA 2025/2026, n = 400). Zwei Stunden an einem Ort, den Ihre Gäste nicht erwartet haben, wirken nach unserer Erfahrung länger als der fünfte Messetag.
Die Frage kommt. Sie kommt immer, und sie kommt spät. 27,7 Prozent der Aussteller müssen den Messeauftritt intern gegen digitale Marketinginstrumente verteidigen (AUMA 2026/2027, n = 400). Wer die Frage erst nach der Messe beantwortet, rechtfertigt sich. Wer sie vorher stellt, misst. Deshalb beginnt Servicebroker nicht mit dem Ort, sondern mit dem Ziel. Was ist ein guter Abend? Zwanzig neue Kontakte, oder drei alte, die wieder zuhören? Beides ist richtig. Nur nicht gleichzeitig. Neben dem Return on Investment stellen wir den Return on Relationships: Wiederkaufsrate, Empfehlungsbereitschaft, Vertrauen. Das dauert länger als ein Badge-Scan. Es hält auch länger.
Sie haben die Hülle gekauft und die Wirkung gestrichen. Ein Abend wirkt nicht, weil er teuer war. Er wirkt, weil jemand entschieden hat, worauf es ankommt — und den Rest weggelassen hat. Genau das ist die Offbeat-Service© Methode: die scheinbar nebensächlichen Momente zwischen den Services. Die größte Wirkung erzielen oft nicht die großen Programmpunkte — die Beats — sondern die kleinen Zwischentöne dazwischen, die Off Beats. Der zweite bequeme Stuhl, etwas abseits gestellt. Das Willkommensgeschenk, das die Messestadt aufgreift. Die Musik, die im richtigen Moment leiser wird.
Dazu das Kano-Modell, seit den Achtzigerjahren erprobt: Basismerkmale muss man erfüllen, aber sie begeistern niemanden. Begeisterung entsteht bei dem, was niemand erwartet hat. Wer sein Budget kennt, steckt es dorthin — statt das Buffet zu vergolden, das ohnehin niemand erwähnt. Das ist unser Verständnis von Emotional Event Design bei Firmenevents und messebegleitenden Veranstaltungen.
Und ja, wir planen mit KI. Sie ordnet Daten, prüft Verfügbarkeiten und rechnet Szenarien schneller, als jedes Team es könnte. KI bietet Werkzeuge — aber keine Gänsehaut! Gäste statt Teilnehmer — eine Haltungsfrage: Teilnehmer konsumieren ein Programm, Gäste erleben Gastfreundschaft. Das verändert jede Entscheidung, die danach kommt.
Die durchschnittliche Zahl der Messebeteiligungen sinkt von 5,4 auf 5,1 (AUMA 2026/2027). Was bleibt, darf nicht danebengehen. Das passt zu unserer Arbeitsweise: weniger, dafür richtig.
Sie sollen nachhaltig einkaufen und haben keinen Maßstab dafür. Wir arbeiten mit regionalen Partnern und modularen Konzepten. Was wir unter Nachhaltigkeit verstehen
15 · International
Zur transport logistic kommen zwei Drittel der Aussteller aus dem Ausland, zur IFAT reisen Delegationen aus aller Welt an. Für sie verschiebt sich die Aufgabe: weniger Beschaffung, mehr Gastgeberschaft.
Servicebroker arbeitet deutsch und englisch — in der Betreuung, in der Korrespondenz und im Vertrag. Dazu Dolmetscher am Tisch statt an der Bühne, protokollarische Abläufe für offizielle Delegationen, Abholung am Flughafen und Abendzeiten, die zur Herkunft der Gäste passen.
Ein Vertragspartner nach deutschem Recht ist für eine ausländische Einkaufsabteilung oft die einfachere Lösung als zehn einzelne Lieferanten in einem fremden Rechtsraum.
Die Agentur Servicebroker GmbH ist bereits seit 2005 die Eventagentur unseres Vertrauens. Das Team um Dominik Markoč unterstützt uns beim Eventeinkauf, insbesondere Übernachtungen für unsere Gruppen, Mobilitäts-Management und Sicherheit für sicherheitssensible Gäste. Als lokale Insider geben Sie Tipps und Tricks und sorgen so für das Wohlergehen unserer internationalen Teams und Gäste.
National Air Cargo (Deutschland) GmbH
Gute Vertragsbedingungen, schnelle Reaktion und Unterstützung, das ist für Veranstaltungen in der bauma Größe unabdingbar. Du und dein Team habt nicht nur unseren Eventeinkauf reibungslos gestaltet, sondern unsere Veranstaltungen auch mit Herz und Verstand zum Erfolg geführt. Servicebroker steht für mich für professionelles Eventmanagement, das auf Vertrauen und menschlicher Nähe basiert.
Trimble Germany GmbH
Unsere traditionelle Partnerreise zur Messe BAU in München ist seit über 10 Jahren ein besonderes Erlebnis! Das innovative Event-Design und die professionelle Organisation von Herrn Markoč und seinem Team haben sich unter unseren dormakaba-Partnern bereits herumgesprochen. Mit 90 Gästen und zwei Reisebussen waren wir im Jahr 2024 unterwegs. Feine Speisen, edle Tropfen und ein herzlicher Service sorgten für lebendige Gespräche und begeisterte Gäste – genau so sieht gelungenes Event-Marketing aus! Von der Angebotserstellung bis zur Schlussrechnung wurden wir von Servicebroker ausgezeichnet betreut.
dormakaba Schweiz SA
Die BAU – Europas bedeutendste Fachmesse für Architektur, Materialien, Systeme mit über 1.900 Ausstellern und 212.000 Besuchern – arbeitet seit vielen Jahren erfolgreich mit Servicebroker zusammen. Servicebroker schafft es immer wieder mit herausragender Servicequalität, Kreativität und Kostenmanagement im Sinne der Kunden Events und VIP-Programme zu einem unvergesslichen Erlebnis zu machen.
Leitende Messegesellschaft, Projektgruppenleitung
Von den ersten Gesprächen, den Vorbereitungen, und vor allem auch bis zur Durchführung dieses Events haben Sie uns durch eine wahrhaft professionelle Arbeit beeindruckt; ohne Ausnahme wurde von allen Anwesenden die Dekoration, die Beleuchtung und das Unterhaltungsprogramm, sowie selbstverständlich das hervorragende Buffet gelobt.
Internationales Textilunternehmen, Marketingleitung
Wir haben mit Ihrem Unternehmen in den vergangenen Jahren eine Vielzahl unterschiedlicher Projekte im Bereich Messen / Events / Incentives realisiert. Alle Projekte waren sehr erfolgreich. Das ist perfekte Planung und Realisation – kurz – Service, der begeistert. Vielen Dank und weiter so!
Internationales Baustoffunternehmen, Geschäftsführung
17 · Denkschule
Warum ein Externer den Einkauf oft günstiger macht als die eigene Abteilung, ist seit Jahrzehnten beschrieben.
George Akerlof zeigte 1970, was geschieht, wenn eine Marktseite mehr weiß als die andere: Der schlechter Informierte zahlt drauf — auch dann, wenn er gut verhandelt.
Nachzulesen bei Akerlof 1970, Quarterly Journal of Economics 84/3, S. 488–500.
Oliver Williamson beantwortete die Anschlussfrage. Wann macht ein Unternehmen selbst, wann kauft es ein? Es hängt daran, wie oft eine Aufgabe anfällt und wie speziell sie ist. Fünf bis fünfzehn Messen im Jahr, in einem Markt, den Ihr Gegenüber täglich betritt: Das ist der Fall, in dem Einkaufen die günstigere Lösung ist.
Nachzulesen in Williamsons Nobel-Vorlesung 2009.
Servicebroker GmbH, Eventagentur in München-Haidhausen seit 1999. Wir verhandeln Gruppenkontingente ab 50 Gästen für die Münchner Leitmessen, führen das Vertragsmanagement und organisieren den Abend dazu.
Ab 50 Gästen. Darunter buchen Sie über Firmenraten und Portale günstiger selbst — das sagen wir Ihnen dann auch.
Nein. Wir arbeiten mit Gruppen ab 50 Gästen. Für einzelne Reisende sind Portale und Firmenraten die bessere Wahl.
18 bis 24 Monate vorher, eher 24. Drei Jahre Nachfrage entladen sich in einer Woche, und die Hotelbelegung reicht bis Augsburg und Ingolstadt. Bei jährlichen Messen wie der EXPO REAL genügen 9 bis 12 Monate.
Servicebroker organisiert messebegleitende Abendveranstaltungen für 100 bis 1.000 Gäste — Ort, Catering, Technik, Programm und Regie aus einer Hand. Vier Abende aus unseren Showcases:
Je nach Anlass zwischen etwa 90 Euro pro Gast für ein Abendessen im Restaurant und 500 bis 1.500 Euro pro Gast für ein Kundenevent mit Öffentlichkeitswirkung. Die Tabelle weiter oben nennt vier Fälle mit Leistungsumfang. Für Ihren Fall kalkulieren wir positionsscharf.
Servicebroker GmbH. Wir verhandeln das Hotelkontingent ab 50 Gästen, führen das Vertragsmanagement, finden den Veranstaltungsort und organisieren den messebegleitenden Abend — ein Vertrag, eine Rechnung, eine Verantwortung.
Ja, und oft ist das die bessere Lösung. Wenn ein Hotel die Zimmerzahl nicht hergibt oder die Konditionen nicht stimmen, verteilen wir. Entscheidend sind dann Lage, Wege und Aufenthaltsdauer, nicht nur die Zimmerzahl.
Stand, Standbau und Standpersonal. Einzelne Reisende und Hotelgruppen unter 50 Gästen. Markeninszenierung und digitales Mediendesign — dafür haben wir Partner, die wir vermitteln. Alles andere rund um Ihre Messewoche machen wir.
Nein. Stand, Standbau und Standpersonal bleiben bei Ihrem Standbauer. Servicebroker kümmert sich um alles außenrum: Hotel, Ort, Abendveranstaltung, Rahmenprogramm und die Mobilität Ihrer Gruppe.
Ja. Auf der IFAT und der transport logistic ist das der Regelfall — bis zur Sitzordnung, mit Dolmetschern am Tisch statt an der Bühne.
Schwerpunktmäßig 100 bis 1.000 Gäste, typisch rund 300. Nach oben und unten reicht die Erfahrung von 50 bis 5.000 Gästen. Mit der Schwelle für Hotelkontingente hat diese Spanne nichts zu tun.
Der Sitz ist München-Haidhausen, seit 1999. Gearbeitet wird deutschlandweit. Bei Münchner Leitmessen ist der Heimvorteil allerdings ein echter: Wir kennen die Hotels persönlich.
Ja. Zwei Drittel der Aussteller auf der transport logistic kommen aus dem Ausland. Betreuung, Korrespondenz und Team vor Ort arbeiten deutsch und englisch.
18 · Methodik
Sondern Slow Cooking: Unser Hotelkontingent zur IFAT 2024 brauchte sechzehn Monate bis zur Entscheidung. Den Weg von der Analyse bis zum De-Briefing beschreiben wir auf unserer Methodikseite →
Ein Gespräch, 10 Minuten, und wir klären, wie wir Sie unterstützen können! Danach wissen Sie, ob wir zu Ihrer Messe passen. Alles Weitere braucht länger — und soll es auch. Wir rufen auch zurück. Sagen Sie uns, wann es passt.
Servicebroker GmbH, Metzstraße 14b, 81667 München, Deutschland
